Jednak zamiast gubić się w dziesiątkach porad i “haków” obiecujących zwiększenie efektywności, zastanówmy się nad podejściem, które nazywa się “Celową Produktywnością.” To podejście skupia się na łączeniu celów z codzienną pracą i życiem, co może przynieść nie tylko większą efektywność, ale także większą satysfakcję z tego, co robimy.
Jednym z kluczowych punktów tego podejścia jest zrozumienie własnych wartości. Mei Burgin, wiceprezes ds. usług profesjonalnych w Opus One Solutions w GE Digital, podkreśla, że jako ludzie osiągamy najwyższą satysfakcję, gdy nasze działania są zgodne z naszymi głęboko zakorzenionymi wartościami. Nierzadko zdarza się, że mija wiele tygodni i miesięcy, a czujemy, że nie osiągnęliśmy niczego wartościowego. Dlatego tak ważne jest, aby zrozumieć, co nas naprawdę napędza i z jakimi wartościami się identyfikujemy.
Każdy z nas ma swoje unikalne zestawienie wartości. Dla Mei Burgin, najważniejsze wartości to:
- Łączenie i wspieranie innych.
- Troska o innych.
- Działanie i postęp.
- Rozwój osobisty i nauka.
- Odwaga.
- Odkrywanie.
- Prawda.
- Radość.
- Spełnienie.
Warto zastanowić się nad tym, które doświadczenia w życiu, zarówno osobiste, jak i zawodowe, dostarczyły nam wysoką lub niską energię. Przydatne może być również zadawanie sobie pytań takich jak:
- Które aspekty doświadczeń były dla mnie inspirujące, a które mniej interesujące?
- Jakie wartości znalazły odzwierciedlenie w tych doświadczeniach?
- Jakie wybory i działania przyczyniły się do tych doświadczeń?
- Czego tak naprawdę szukałem podczas tych doświadczeń?
Odpowiedzi na te pytania mogą pomóc w lepszym zrozumieniu siebie i wyznaczeniu celów, które będą bardziej zgodne z naszymi wartościami.
Kolejnym ważnym aspektem Celowej Produktywności jest identyfikacja priorytetów największej wartości, czyli tych zadań i celów, które naprawdę są kluczowe dla naszego sukcesu. Ustalanie priorytetów stanowi fundament większej efektywności i osiągnięcia naszych celów. Jednak to, co jest priorytetem, może się różnić w zależności od naszych wartości i długoterminowych celów.
Narzędziem, które może pomóc w określeniu priorytetów, jest “Covey Time Management Matrix,” stworzona przez Stevena Coveya, autora “Siedmiu nawyków skutecznego działania.” Ta macierz pomaga kategoryzować zadania i obowiązki na cztery ćwiartki:
Pierwszy kwadrant: Pilne i ważne.
Drugi kwadrant: Niepilne, ale ważne.
Trzeci kwadrant: Pilne, ale nieważne.
Czwarta ćwiartka: Niepilne i nieważne.
Mimo że pilne i ważne zadania wymagają naszej uwagi, Covey zaleca, aby skupić się na zadaniach z drugiego kwadrantu, które są ważne, ale niekoniecznie pilne. Koncentrując się na tych priorytetach, można uniknąć niepotrzebnej gorączki i lepiej zarządzać czasem. Oczywiście, pilne zadania nadal muszą być wykonane, ale skoncentrowanie się na kluczowych zadaniach z drugiego kwadrantu może przynieść większą efektywność.
Kolejnym ważnym aspektem Celowej Produktywności jest praca w “sprintach”. Tony Schwartz, autor bestsellera “Be Excellent at Anything,” podkreśla, że ludzie nie są stworzeni do nieustannej pracy w tempie komputerów. Zamiast tego najlepiej działamy, kiedy rytmicznie wydajemy energię i odpoczywamy.
Schwartz porównuje nasze ciała i umysły do rytmicznych organizmów, gdzie serce pulsuje, mięśnie pracują, a nasza produktywność zależy od umiejętnego wyważania pracy i odpoczynku. Z tego powodu zaleca się intensywną pracę przez 90 minut, po czym następuje przerwa na regenerację. Jednak to nie jedyna zasada. Warto też wprowadzać krótkie przerwy w ciągu dnia i zwracać uwagę na swoje indywidualne potrzeby, takie jak sen, dieta, i aktywność fizyczna.
Kolejną cenną wskazówką jest praktykowanie jednozadaniowości. Badania wykazały, że przeskakiwanie między zadaniami wymaga średnio 23 minut i 15 sekund, by wrócić do pełnej koncentracji. Dlatego wielozadaniowość jest jednym z największych wrogów produktywności. Nasz mózg uwielbia wydzielanie dopaminy, hormonu nagrody, kiedy kończymy zadanie. Dlatego często skłaniamy się ku wykonywaniu wielu mini-zadań, aby doświadczać tej satysfakcji.
Jednak istnieje sposób na przełamanie tej szkodliwej nawyku. Zamiast skakać między zadaniami, skoncentruj się na jednym zadaniu naraz, aż je ukończysz. To nie tylko zwiększy Twoją efektywność, ale także pomoże utrzymać spokój w umyśle.
Aby osiągnąć prawdziwą produktywność, warto też dążyć do doskonałości w tym, co robimy. Andy Springer w magazynie “Entrepreneur” wymienia kilka przydatnych wskazówek, w tym spędzanie 45 minut na “głębokiej pracy,” korzystanie z techniki Pomodoro, ograniczanie zakłóceń i częste robienie krótkich przerw.
Warto również znaleźć swoje “Ikigai,” japońskie pojęcie oznaczające “powód istnienia.” To jest to, co naprawdę motywuje nas do działania. By je znaleźć, warto zastanowić się nad pasją, misją, powołaniem i zawodem, a następnie spróbować połączyć je w jedną całość.
Kiedy mierzymy się z codziennymi wyzwaniami i prośbami, warto zastanowić się, czy rzeczywiście chcemy coś zrobić. Praktyka strategicznej rezygnacji polega na mówieniu “nie” rzeczom, które nie przynoszą wartości ani satysfakcji. Może to oznaczać eliminowanie zadań, które można zautomatyzować, rezygnację z niepotrzebnych spotkań czy walkę z negatywnymi nawykami.
Ostatnią cenną wskazówką jest regularne odprawianie sobie “audytów czasu.” Sporządzanie dziennika czasu pozwala lepiej zrozumieć, jak wydajemy czas i co można poprawić. To pomaga unikać przeszacowania i niedoszacowania czasu potrzebnego na różne zadania.
Podsumowując, Celowa Produktywność to podejście do zwiększania efektywności, które opiera się na zrozumieniu własnych wartości, określaniu priorytetów, pracowaniu w rytmie, praktykowaniu jednozadaniowości, dążeniu do doskonałości, znalezieniu swojego “Ikigai,” praktykowaniu strategicznej rezygnacji i regularnym analizowaniu wykorzystywania czasu. To podejście może pomóc osiągnąć bardziej satysfakcjonujący i efektywny sposób życia i pracy.
